TeilnahmebedinGungen

Für
Messe- und Veranstaltungsformate der MUVEO GmbH

Alle von der MUVEO GmbH durchgeführten Messe- und Veranstaltungsformate werden auf Grundlage dieser Teilnahmebedingungen sowie zu den in den messespezifischen Anmeldeunterlagen gemachten Angaben durchgeführt.

Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt auf dem Formblatt der MUVEO GmbH oder über das Onlineportal der MUVEO GmbH innerhalb der Anmeldefrist. Mit Eingang beim Veranstalter ist die Anmeldung verbindlich und die Teilnahmebedingungen anerkannt. Durch die Anmeldung verpflichtet sich der Aussteller, im Falle einer Zulassung, an der Veranstaltung teilzunehmen, einen Messestand einzurichten und zu betreiben. Die Mindestgröße der Standfläche ist verbindlich und den veranstaltungsspezifischen Anmeldungen zu entnehmen.

Aufbau

Vorbehaltlich anderer Vorgaben im Einzelfall müssen die Stände am Abend vor der Messe innerhalb der Aufbauzeiten vollständig aufgebaut sein. Der Veranstalter bestimmt die Aufbauzeiten und kann andere Regelungen treffen. Über Stände, die bis zu diesem Zeitpunkt nicht belegt worden sind, kann der Veranstalter verfügen. Ein vorgezogener Aufbau ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Veranstalters gestattet.
Für die Bereitstellung der Halleninfrastruktur sowie für anfallende Nebenkosten berechnet der Veranstalter eine Kostenpauschale. Die Höhe der Kostenpauschale ist den veranstaltungsspezifischen Informationen zu entnehmen.

Abbau

Der vorzeitige Abbau von Ständen oder von Ausstellungsobjekten (z. B. einzelne Exponate) ist nicht gestattet. Jede Zuwiderhandlung wird mit einer Konventionalstrafe von bis zu 5.000,00 € bestraft. Mietstände sind besenrein zu verlassen. Anfallende Sonderreinigungskosten (z. B. Klebebandrückstände, verschmutzter Teppichboden) werden vom Veranstalter dem Aussteller nach Aufwand in Rechnung gestellt.

Ausstellungsversicherung

Die Versicherung beträgt – sofern veranstaltungsspezifisch nichts anderes vereinbart ist – 1,00 € pro 1.000,00 € Wert der Ausstellungsgüter. Die Mindestprämie beträgt 10,00 € was einem Ausstellungswert von 10.000,00 € entspricht. Der Versicherungsschutz besteht für den Zeitraum: Aufbau, Abbau und Messezeit. Ein Schaden ab einer Schadenshöhe von 150,00 € muss bei der örtlichen Polizei zur Anzeige gebracht werden. Eine Regulierung erfolgt nur unter Vorlage von detaillierter Schadensberechnung und eindeutiger Kauf- bzw. Eigentumsnachweise. Elektr. Geräte, insbesondere Laptops / Drucker / mobile Endgeräte, sind generell von der Versicherung ausgeschlossen. Das Angebot der Ausstellungsversicherung gilt nicht für die Bereiche Schmuck, Perlen, Uhren und Edelsteine. Im Übrigen gelten die Bestimmungen der Versicherung (HDI).

Ausstellerverzeichnis

Ausstellerverzeichnisse und Angaben zu einzelnen Ausstellern in jeder Form und sämtlichen Formaten werden anhand der vom Aussteller bei der Anmeldung angegebenen Daten erstellt. Der Aussteller sichert die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Angaben zu und ist dafür alleine verantwortlich.
Werbung für Firmen, die nicht in den Ausstellerverzeichnissen als Aussteller oder vertretene Firma aufgeführt sind, ist nicht gestattet.

Datenschutz

Es ist für den Vertragsabschluss erforderlich, dass Sie Ihre persönlichen Daten für die Abwicklung Ihrer Bestellung angeben. Über die zur Abwicklung der Verträge notwendige Pflichtangaben hinaus sind weitere Angaben freiwillig. Die von Ihnen angegebenen Daten verarbeiten wir zur Abwicklung Ihres Auftrages. Dazu können wir Ihre Zahlungsdaten an unsere Hausbank weitergeben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.
Wir können die von Ihnen angegebenen Daten zudem verarbeiten, um Sie über weitere interessante Produkte aus unserem Portfolio zu informieren oder Ihnen E-Mails mit weiteren Informationen zukommen lassen.
Wir sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren zu speichern.

Ersatztermin / Absage

Muss ein Messetermin ohne Verschulden des Veranstalters verlegt werden, soll ein Ersatztermin angeboten werden. Den Ausstellern, die den neuen Termin nicht wahrnehmen können oder wollen, steht ein Rücktrittsrecht zu. Der Rücktritt ist innerhalb einer Woche nach Zugang der Benachrichtigung vom Ersatztermin schriftlich zu erklären. Der Zurücktretende bleibt zur Zahlung der Hälfte der ursprünglichen Standkosten verpflichtet. Kann die Messe ohne Verschulden des Veranstalters nicht stattfinden, werden die bereits entstandenen Kosten anteilig auf die Teilnehmer nach Größe der angemeldeten Standfläche (m²) umgelegt. Ansprüche der Aussteller auf Schadensersatz oder entgangenen Gewinn sind ausgeschlossen.

GEMA

Für Musikdarbietungen unter Verwendung von Ton- und Bildträgern aller Art sind die Wiedergaberechte von der GEMA zu erwerben (www.gema.de). Der Aussteller ist gesetzlich verpﬂichtet, die entsprechende Genehmigung rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn bei der GEMA zu beantragen. Im Unterlassungsfall muss der Aussteller mit Schadensersatzansprüchen nach § 97 Urheberrechtsgesetz rechnen. Die MUVEO GmbH kann in keinem Fall in Anspruch genommen werden.

Haftung

Wird durch den Veranstalter oder die Handlung eines Beauftragten des Veranstalters einem anderen ein Schaden zugefügt, so haftet der Veranstalter oder der Handelnde nur wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit. Im gleichen Umfang ist eine deliktische Haftung ausgeschlossen. Der Veranstalter haftet nicht für Verlust und Beschädigung eingebrachter Sachen der Aussteller oder für Folgeschäden. Jeder Aussteller ist für seinen Versicherungsschutz selbst verantwortlich, er ist verpflichtet, seine Haftung und die seiner Mitarbeiter durch eine ausreichend eigene Versicherung zu decken. Der Veranstalter haftet nicht für die Schäden oder Folgeschäden, welche durch einen anderen Aussteller verursacht werden.

Mitaussteller

Wird die Standfläche durch ein weiteres Unternehmen mit eigenen Produkten und/oder eigenem Personal genutzt, so ist veranstaltungsspezifisch ein gesonderter Antrag auf Zulassung als Mitaussteller beim Veranstalter zu stellen. Die jeweiligen Konditionen sind den gültigen Anmeldeunterlagen der entsprechenden Messe zu entnehmen.
Ohne ausdrückliche Zulassung eines Mitaussteller, ist der Veranstalter berechtigt, den Vertrag mit dem Hauptaussteller fristlos zu kündigen und die Standfläche auf Gefahr und Kosten des Hauptausstellers zu räumen. Schadensersatz und sonstige Ansprüche gegen den Veranstalter -bestehen nicht. Durch Zulassung des Mitausstellers wird kein Vertrag zwischen dem Mitaussteller und dem Veranstalter begründet.
Vertragliche Beziehungen bestehen ausschließlich zwischen dem Veranstalter und dem Hauptaussteller. Der Hauptaussteller haftet in vollem Umfang, und gegebenenfalls bei mehreren zugelassenen Mitausstellern auch als Gesamtschuldner für das Verschulden seiner Mitaussteller. Der Hauptaussteller ist alleine verantwortlich, dass sämtliche Mitaussteller die Teilnahmebedingungen und die technischen Richtlinien beachten.

Öffentliches Recht

Ausnahmegenehmigungen vom Verbot der Beschäftigung Sonn- und Feiertagen sind vom Aussteller bei dem jeweils zuständigen Gewerbeaufsichtsamt zu beantragen. Die dem Veranstalter vorliegende eigene Bewilligung wird auf Anfrage in Kopie zur Verfügung gestellt.
Bei der Ausgestaltung der einzelnen Stände sind die allgemeinen Sicherheitsbestimmungen und feuerpolizeilichen Vorschriften zu beachten.
Auf dem gesamten Gelände des Veranstalters gilt die StVO, die Einhaltung der Vorschriften wird durch die zuständigen Behörden regelmäßig kontrolliert und Verstöße geahndet.

Rücktritt

Der Rücktritt eines Ausstellers muss schriftlich erklärt werden und ist nur mit Zustimmung des Veranstalters möglich. In jedem Fall des Rücktritts berechnet der Veranstalter die ihm entstandenen Kosten durch den Aussteller zuzüglich einer Rücktrittsgebühr von 75% der Standmietenrechnung, mindestens aber 500,00 €. Kann die Fläche anderweitig vermietet werden, so ist der Veranstalter dennoch berechtigt, 25% der Standflächenmiete als Bearbeitungsgebühr zu verlangen. Erfolgt ein Rücktritt binnen 12 Wochen vor Beginn der Veranstaltung, ist der volle Rechnungsbetrag zur Zahlung fällig.

Standbau (Service Veranstalter)

Standbauleistungen des Veranstalters sind bis spätestens 5 Wochen vor Aufbaubeginn beim Veranstalter zu bestellen. Die Bestellung erfolgt auf einem gesonderten Formular, welches beim Veranstalter angefordert werden kann. Eine kostenfreie Stornierung der Standbauleistungen ist bis 4 Wochen vor Aufbaubeginn möglich. Danach ist der Veranstalter berechtigt, 25% des vereinbarten Entgeltes zu berechnen. Für Stornierungen ab 2 Wochen vor Aufbaubeginn werden 100% des vereinbarten Entgeltes berechnet. Die Berechnungsgrundlage für zusätzlich bestellte Standeinrichtung / Standausstattung ist die vom Aussteller gegengezeichnete Abnahmeliste.

Standbau durch Aussteller/ externes Standbauunternehmen

Bau- und Gestaltungsmaßnahmen werden im Vorfeld mit dem Veranstalter abgestimmt. Standbau und Standgestaltung müssen den gesetzlichen Vorschriften und den technischen Richtlinien der Örtlichkeiten entsprechen. Auch alle eventuell zusätzlich erforderlichen technischen Leistungen, die Installation von Strom, Wasser und Sicherungselementen, müssen den technischen Richtlinien entsprechen. Die technischen Richtlinien können jederzeit beim Veranstalter angefordert werden. Standbauten mit tragenden Lasten über Personen, wie bspw. Lampen an Traversen- oder Stromschienen, müssen durch den Veranstalter abgenommen werden. Die Abnahmegebühr hierfür beträgt ab 95,00€ pro Standfläche. Es gelten die Bestimmungen der Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO) sowie der BGV-C1 / BGI-810-3. Der Aussteller ist für die Einhaltung verantwortlich, Mängel wird er unverzüglich beheben. Die Nichteinhaltung der Bestimmungen berechtigt den Veranstalter, die Freigabe des Standes für die Messe zu verwehren.
Zu beachten/überprüfen sind besonders:
• Stoffe/Wände aus nichtbrennbarem- oder schwer entﬂammbarem Material nach DIN4102-B1
• Traversen- oder Gitterträgerkonstruktionen mit TÜV-Zulassung und ohne Beschädigungen
• Lasten über Personen (z. B. Lampen, Deko-Schilder etc.) müssen mit einer Sekundärsicherung (SAFETY) versehen sein (BGI-810-3
• Prüfbücher / Pläne bei komplexen Standaufbauten inkl. statischer Berechnung
Eine Standgestaltung, die den am Veranstaltungsort geltenden Bauvorschriften und/oder den technischen Richtlinien der Örtlichkeit nicht entspricht, kann vom Veranstalter auf Kosten des Ausstellers entfernt oder geändert werden.

Teilnahmebestätigung/ Standzusage

Die Standzuweisung der Aussteller erfolgt allein durch den Veranstalter. Der Veranstalter bestätigt dem Aussteller nach Anmeldeschluss die Teilnahme. Sofern es im Hinblick auf eine optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Ausstellungsfläche unumgänglich ist, kann von der in der Anmeldung angegebenen Standfläche abgewichen werden. Dadurch bedingte Kosten wegen Vergrößerung der Standmietfläche sind vom Aussteller zu tragen. Bei einer Verringerung erfolgt eine entsprechende Gutschrift. Der Veranstalter ist berechtigt, aus organisatorischen Gründen – z. B. wegen Ausweitung der Ausstellungsfläche – nachträgliche Umplatzierungen oder Änderungen der Standgrößen vorzunehmen. Ist der Veranstalter nach Bestätigung der Teilnahme aus unvorhersehbaren Gründen nicht in der Lage, dem Aussteller einen bereits zugesagten Stand zur Verfügung zu stellen, so hat der Aussteller lediglich Anspruch auf Rückzahlung der bereits entrichteten Standflächenmiete. Weitergehende Ansprüche jedweder Art sind ausgeschlossen. Untervermietung oder Übertragung von Standansprüchen sind nicht gestattet.

Verkaufsabwicklung

Jeder Aussteller hat sich während der Messe so zu verhalten, dass die Interessen der übrigen Aussteller und der Kunden nicht unzumutbar beeinträchtigt werden. Untersagt ist jede aufdringliche Anpreisung, Verstöße gegen die guten Sitten sowie unangemessene Geräusch- und Geruchsbelästigung. Jeder Aussteller ist für seine Mitarbeiter verantwortlich und verpflichtet sich innerhalb der Ausstellergemeinschaft und sonst während der Messe angemessen im Sinne der Ausstellergemeinschaft zu verhalten. Bei Verstößen gegen den Gemeinschaftsgedanken ist der Veranstalter berechtigt, im angemessen Rahmen Weisung zu erteilen, die weitere Verstöße ausschließen sollen. Bei wiederholten oder groben Verstößen kann ein zeitlicher oder andauernder Ausschluss von der Messe erfolgen. Ersatzansprüche des Ausstellers sind insoweit ausgeschlossen.

Verstöße, Hausrecht, Vertragsstrafen

Der Veranstalter hat für die Ausstellungsräumlichkeiten das Hausrecht. Mit der Abgabe der Anmeldung erkennt der Aussteller mit seinen beauftragten Mitarbeitern das Hausrecht des Veranstalters an und hat den Weisungen des Veranstalters Folge zu leisten.
Neben dem Recht auf Ausschluss von der Messe ist der Veranstalter im Falle eines Verstoßes gegen die Bedingungen für „Mitaussteller“, „Verkaufsabwicklung“ oder „Hausrecht“ berechtigt, eine angemessene Vertragsstrafe für jeden Fall der Zuwiderhandlung zu verlangen.

Zahlungsbedingungen

Rechnungen sind nach Eingang beim Aussteller zum jeweils in der Rechnung genannten Zahlungsziel ohne Abzug zur Zahlung fällig. Ab der Zulassung ist der Veranstalter berechtigt vom Aussteller eine pauschale Vorauszahlung auf die Standflächenmiete von bis zu 25% zu verlangen. Der verbleibende Rechnungsbetrag ist nach Aufplanung mit Zusendung der Standbestätigung fällig. Wird zu den genannten Zahlungszielen oder die endgültige Rechnung über die Standflächenmiete nicht oder nicht vollständig gezahlt, so ist der Veranstalter berechtigt, die Aufplanung der Standfläche verweigern. den Vertrag gegenüber dem Aussteller zu stornieren, die Messeteilnahme zu verwehren, die Standbestätigung entschädigungslos zurückziehen sowie über den Stand anderweitig zu verfügen. Der Aussteller bleibt zur Zahlung der berechneten Ausstellungskosten verpﬂichtet. Ersatzansprüche seitens des Ausstellers gegenüber dem Veranstalter sind in diesem Zusammenhang ausgeschlossen. Durch den Aussteller verursachte Auslagen wie Ermittlungskosten Inkasso, Erfolgsprovisionen, Bank- und Bearbeitungsgebühren, Portopauschalen und Zinsen durch Beauftragung eines Inkassobüros bei Nicht- oder Teilzahlung der Rechnung werden dem Aussteller voll in Rechnung gestellt. Dies gilt insbesondere bei Beauftragung durch ein Inkassobüro. Der Veranstalter ist berechtigt, pro angemahnte Rechnung eine Mahngebühr von 7,50 € zu erheben.

Zulassung

Der Veranstalter entscheidet über die Zulassung der Aussteller, im Rahmen der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes. Die Entscheidung ist für die Aussteller verbindlich. Gehen beim Veranstalter bis zum Ablauf der Anmeldefrist mehr Anmeldungen ein als Ausstellungsfläche vorhanden ist und kommen alle für die Zulassung in Betracht, so entscheidet der Veranstalter nach billigem Ermessen über die Zulassung.

Schlussbestimmungen

Gerichtsstand für alle etwaigen Streitigkeiten aus der Geschäftsbeziehung zwischen dem Veranstalter und dem Aussteller ist der Sitz des Veranstalters. Zwingende gesetzliche Bestimmungen über ausschließliche Gerichtsstände bleiben von dieser Regelung unberührt.
Die Beziehungen zwischen dem Verkäufer und dem Auftraggeber unterliegen ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf vom 11. April 1980 (CISG) gilt nicht.
Soweit der Vertrag oder diese Allgemeinen Lieferbedingungen Regelungslücken enthalten, gelten zur Ausfüllung dieser Lücken diejenigen rechtlich wirksamen Regelungen als vereinbart, welche die Vertragspartner nach den wirtschaftlichen Zielsetzungen des Vertrages und dem Zweck dieser Allgemeinen Lieferbedingungen vereinbart hätten, wenn sie die Regelungslücke gekannt hätten.
Alle in den Messebedingungen genannten Preise und Beträge verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Stand 10.01.2023

Terms and Conditions

for
Trade fairs and event formats by MUVEO GmbH

All trade fair and event formats organised by MUVEO GmbH will be carried out on the basis of these terms and conditions of participation and the information provided in the trade fair-specific registration documents.

Registration
Bookings are carried out within the registration period, using the MUVEO GmbH form or via MUVEO GmbH’s online portal. Upon receipt by the organiser, the registration is binding and the terms and conditions of participation are accepted by all parties. By registering, the exhibitor undertakes, in the event of admission, to participate in the event, and to set up and operate an exhibition stand. The minimum size of the stand area is binding and can be found in the event-specific registration documents.

Construction

Unless otherwise specified in individual cases, the stands must be fully assembled the evening before the trade fair within the assembly times. The organiser determines the assembly times and can make other arrangements. The organiser may dispose of any stands that have not been occupied by this time. Early assembly is only permitted with the express consent of the organiser.
The organiser shall charge a fixed rate for the provision of the hall infrastructure and for utility and service costs incurred. The fixed rate fee can be found in the event-specific information.

Dismantling

The early dismantling of stands or objects (e.g. individual exhibits) is not permitted. Each infringement will be subject to a contractual penalty of up to € 5,000.00. Rental stands are to be left broom-clean. Special cleaning costs (e.g. adhesive tape residues, soiled carpet) will be invoiced by the organiser to the exhibitor on a time and material basis.

Exhibition insurance

Unless otherwise agreed for specific events, the insurance amounts to € 1.00 per € 1,000 value of the exhibits. The minimum premium is € 10.00 which corresponds to an exhibition value of € 10,000. Insurance cover exists for the following period: construction, dismantling and duration of the trade fair. Any damage exceeding € 150 must be reported to the local police. Settlement is only possible upon presentation of detailed damage calculations and clear proof of purchase or ownership. Electrical devices, especially laptops / printers / mobile devices, are generally excluded from insurance. In all other respects, the provisions of the insurance (HDI) apply.

Exhibitor lists

Exhibitor lists and information on individual exhibitors in any form and in any format will be compiled on the basis of the information provided by the exhibitor at the time of registration. The exhibitor assures and is solely responsible for the correctness and completeness of this information.
Advertising for companies that are not listed in the exhibitor lists as exhibitors or represented companies is not permitted

Data protection

It is necessary for the conclusion of the contract that you provide your personal data for the processing of your order. Beyond the mandatory information required for the execution of the contracts, any further information provided is voluntary. We process the data provided by you to fulfil your order. For this purpose, we can pass on your payment details to our house bank. The legal basis for this is Art. 6, 1 (b) GDPR.
We may also process the information you provide in order to inform you about other interesting products in our portfolio or to send you emails containing further information.
We are obliged by commercial and tax law to store your address, payment and order details for a period of ten years.

Alternative date/ Cancellation

If a trade fair date has to be postponed through no fault of the organiser, an alternative date shall be offered. Exhibitors who are unable or unwilling to attend the new event have the right of withdrawal. Cancellation must be declared in writing within one week of receiving notification of the alternative date. The withdrawing party remains obliged to pay half of the original stand costs. If the fair cannot take place through no fault of the organiser, the costs already incurred will be invoiced to the participants in proportion to the size of the registered stand area (m²). Exhibitors may not assert any claims, such as for compensation or loss of profit.

GEMA

Reproduction rights for musical performances using all types of audio and video media must be acquired from GEMA (www.gema.de). The exhibitor is legally obliged to apply for the corresponding permission from GEMA in good time before the start of the event. Failure to do so may expose the exhibitor to claims for damages according to § (Section) 97 of the Copyright Act. Under no circumstances can MUVEO GmbH be held liable.

Liability

If damage is caused to another party by the organiser or the actions of an agent commissioned by the organiser, the organiser or the agent shall only be liable for intent or gross negligence. Liability in tort is excluded to the same extent. The organiser is not liable for loss or damage of the exhibitor’s goods or for consequential damage. Each exhibitor is responsible for its own insurance cover and is obliged to cover its own liability and that of its employees through its own sufficient insurance. The organiser is not liable for damages or consequential damages caused by another exhibitor.

Co-exhibitors

If the stand area is used by another company with its own products and/or personnel, a separate application for admission as a co-exhibitor must be submitted to the organiser for the specific event. The respective terms and conditions can be found in the valid registration documents of the respective trade fair.
Where the express approval of a co-exhibitor has not been given, the organiser is entitled to terminate the contract with the main exhibitor without notice and to vacate the stand area at the risk and expense of the main exhibitor. Compensation and other claims against the organiser cannot be made. Admission of the co-exhibitor does not constitute a contract between the co-exhibitor and the organiser.
Contractual relations exist exclusively between the organiser and the main exhibitor. The main exhibitor is fully liable and, in the case of several authorised co-exhibitors, shall be jointly and severally liable for any infringements or debts of its co-exhibitors. The main exhibitor is solely responsible for ensuring that all co-exhibitors observe the terms and conditions of participation and the technical guidelines.

Public law

Exceptions to the prohibition of employment on Sundays and public holidays must be applied for by the exhibitor at the relevant trade supervisory board. Upon request, a copy of the organiser’s own permit will be made available.
The general safety regulations and fire regulations must be observed when designing individual stands.
Road traffic regulations apply (Straßenverkehrsordnung – highway code) across the whole exhibition site operated by the organiser; observance of the regulations is regularly checked by the authorities and violations are subject to penalties.

Cancellation

The withdrawal of an exhibitor must be declared in writing and is only possible with the organiser’s consent. In each case of cancellation, the organiser will charge the costs caused by the exhibitor plus a cancellation fee amounting to 75% of the stand rental invoice, but at least € 500. If the space can be rented to another exhibitor, the organiser is nevertheless entitled to charge 25% of the stand space rental as a handling fee. If cancellation is made 12 weeks or less before the start of the event, the full invoice amount is due for payment.

Stand construction (service organiser)

Stand construction services provided by the organiser must be ordered from the organiser at least 5 weeks before the start of construction. The order should be submitted on a separate form, which can be requested from the organiser. Stand construction services may be cancelled free of charge at least 4 weeks before the start of construction. Thereafter, the organiser is entitled to charge 25% of the agreed fee. For cancellations received 2 weeks or less before the start of construction, 100% of the agreed fee will be charged. The basis for calculating additionally ordered stand furnishings/equipment is the acceptance list countersigned by the exhibitor.

Stand construction by exhibitor/ external stand construction company

Construction and design measures are agreed in advance with the organiser. Stand construction and design must comply with legal regulations and the technical guidelines of the location. Any additional technical services that may be required, such as the installation of electricity, water and fuse elements, must also comply with the technical guidelines. The technical guidelines can be requested from the organiser at any time. Stand structures bearing loads above persons, such as lamps on traverse or conductor rails, must be approved by the organiser. The authorisation fee for this is € 95.00 per stand area. The provisions of the Model Ordinance Governing Places of Assembly (MVStättVO) and the safety regulations BGV-C1 / BGI-810-3 apply. The exhibitor is responsible for compliance and will remedy any shortcomings without delay. Failure to comply with the regulations entitles the organiser to refuse approval of the stand for the trade fair.
Particular attention shall be paid to:

Fabrics / walls made of non-combustible or flame-retardant material according to DIN4102-B1
Truss or lattice girder constructions with TÜV approval and without damage
Loads above persons (e.g. lamps, decorative signs etc.) must be provided with a secondary safety device (SAFETY) (BGI-810-3)
Test books / plans for complex stand structures incl. static calculations

3. Any stand design which fails to comply with the building regulations applicable at the event and/or the technical guidelines of the venue may be removed or modified by the organiser at the exhibitor’s expense.

Confirmation of participation / Stand confirmation

The stand allocation is carried out solely by the organiser on behalf of the exhibitors. The organiser confirms participation to the exhibitor after the registration deadline. In order to make optimum use of the available exhibition space, it may be necessary to deviate from the stand space indicated in the application. Any costs resulting from a necessary increase in the stand rental area shall be borne by the exhibitor. In the case of a reduction in stand space, a corresponding credit note shall be issued. For organisational reasons – e.g. due to expansion of the exhibition area – the organiser is entitled to subsequently relocate stands or change the stand sizes. If, for unforeseeable reasons, the organiser is not in a position to provide the exhibitor with an already agreed stand after issuing confirmation of participation, the exhibitor is only entitled to a refund for the stand space rental already paid. Further claims of any kind cannot be made. Sub-letting or transfer of stand claims is not permitted.

Sales code

Every exhibitor must behave during the fair in such a way that the interests of the other exhibitors and customers are not unreasonably impaired. Any intrusive advertising, infringements against common decency as well as inappropriate noise and odour pollution are all prohibited. Each exhibitor is responsible for his employees and undertakes to act appropriately within the exhibitor community and otherwise during the trade fair in the spirit of the exhibitor community. In the event of infringements against the community spirit, the organiser is entitled to issue instructions within a reasonable framework to prevent further infringements. In the event of repeated or gross violations, the exhibitor may be expelled from the fair either for a certain period of time or permanently. Claims for compensation may not be asserted by the exhibitor in this respect.

Violations, domiciliary rights, contractual penalties

The organiser has the right to determine who shall be allowed or denied access to the exhibition halls. By submitting the registration form, the exhibitor and his commissioned employees acknowledge the organiser’s domiciliary rights and must comply with the organiser’s instructions.
In addition to the right of expulsion from the fair, the organiser is entitled to demand an appropriate contractual penalty for each violation of the terms and conditions for „co-exhibitors“, „sales code“ or „domiciliary rights“.

Terms of payment

Invoices are due for payment without deduction on receipt by the exhibitor and by the respective payment date stated in the invoice.

From the date of admission, the organiser is entitled to demand advance payment of up to 25% of the stand rental fee from the exhibitor. The remaining invoice amount is due after planning and dispatch of the stand confirmation. If payment of the final invoice for stand rental is not made or the specified payment dates are not respected, the organiser is entitled to refuse to plan the layout of the stand space, to cancel the contract with the exhibitor, to refuse participation at the trade fair, to withdraw the stand confirmation without compensation and to dispose of the stand in any way it sees fit. The exhibitor shall remain liable for payment of the invoiced exhibition costs. The exhibitor may not assert any claims for compensation against the organiser in this context.

Costs caused by the exhibitor such as collection costs, success fees, bank and processing fees, postage and interest incurred by commissioning a collection agency for non-payment or partial payment of the invoice shall be invoiced in full to the exhibitor. This applies particularly when commissioned through a debt collection agency. The organiser is entitled to charge a reminder fee of € 7.50 per reminder invoice.

Admission

The organiser shall decide on the admission of the exhibitors with the due care of a prudent businessperson and within the scope of the available possibilities. The decision is binding for the exhibitors. If the organiser receives too many registrations for the available exhibition space by the end of the registration period and if all of them are eligible for admission, the organiser shall decide on admission using reasonable discretion.

Final clauses

The place of jurisdiction for all possible disputes arising from the business relationship between the organiser and the exhibitor is the registered office of the organiser. Mandatory legal provisions concerning exclusive places of jurisdiction shall remain unaffected by this provision.
The relations between the seller and the customer are exclusively subject to the law of the Federal Republic of Germany. The United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods of 11 April 1980 (CISG) shall not apply.
Insofar as the contract or these General Terms of Delivery contain loopholes, then the regulations that would have been agreed upon with respect to the economic goals of the contract and the scope of these General Terms of Delivery, had the loopholes been recognised in advance, shall apply and be legally binding.
All prices and amounts stated in the trade fair terms and conditions do not include statutory value-added tax.

Last update: 22.05.2018

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